学校では教えてくれない文書作成スキル

小学校から高校まで進めば12年間、国語や現代文の授業を受けることなります。
国語表現や作文技術を学ぶ機会もあります。

しかし、社会人になって、就職活動やビジネスで文書作成に苦労する人は少なくありません

なぜ、学校で習った国語の知識は、文書作成の役に立たないのでしょうか
何を学べばよいのでしょうか

国語教育の「良い文章」と、ビジネスの「良い文書」は別物

国語の授業は、人の心を揺さぶる=感動的な文章を取り上げています。作文の授業でも、着想のユニークさ、言葉の選びの面白さ、表現の美しさ、リズム感の良さなど、書き手の個性や感情がよく表れた文章が評価されます。必ずしも内容が論理的である必要もありません。

しかし、ビジネスに求められるのは、家電の取扱説明書のように、実務的・実際的で簡潔明瞭な文書です。読み手は、読みやすく、わかりやすく、知りたい情報がすぐに見つかる文書を期待しています。また、読み手が納得できる論理性は必須です。他方、書き手の個性や読み手の感動は不要です。

このように、学校教育で学ぶ「良い文章」と、ビジネスに求められる「良い文書」は、まったく別物です。多くの人が社会に出て文書作成に苦労する理由は、良い文書を作るために必要なスキルについて学校で教わる機会がないためです。

国語の授業で扱う「良い文章」

書き手の個性が光る文章
読み手の心を動かす文章
必ずしも内容が論理的でなくてもよい。
(例: ごんぎつね)

社会人に求められる「良い文書」

読み手の知りたいことがわかりやすく書かれた文書
読み手が納得する論理性は必須
個性や感動は不要
(例: 家電の取扱説明書)

良い文書=わかりやすい文章+見せ方の工夫

先ほどの説明で、「良い文章」と「良い文書」という表現を使いました。文章文書の違いは何でしょうか。

文章は、プレーンな(装飾の無い)文字の並びで構成されています。例えば、原稿用紙に書かれたものは、文章です。

これに対して文書は、文章を段組みするなどして紙面にレイアウト(配置)し、フォントの種類やサイズ、色を調え、写真や図表などを添えて見せ方を工夫したものです。例えば、雑誌の紙面は、文書です。

良いビジネス文書を作成するには、文章が論理的でわかりやすいだけでなく、読み手の期待に合わせて紙面の見せ方を工夫することが必要です

文章

プレーンな文字の並び

文書

文章+見せ方の工夫

必要なのは「文書作成」のスキル

論理的な文章の組立て方や、読み手の期待に合わせた紙面の見せ方などの文書作成スキルは、学校で教えてくれないので、自ら学ぼうとしなければ身に付きません。

このことを理解していないために、決して能力は低くないのに、企画書やレポートが評価されず、損をしている人は少なくありません

社会人になると、文書作成スキルの良し悪しが、その人の評価に直結します。

特にオフィスワーカーにとって、頭の中で考えていることは他人から見えないため評価の対象になりえません。考えを文書にアウトプットしてはじめて評価を受けることができます。そのとき、どれほど素晴らしい考えであっても、上手く伝えられなければ評価されません。

部下の立場の人にとって、仕事は人並みにやっているのに評価されなかったり、自分の中で解決できている問題を上司に理解してもらえなかったりするのは辛いものです。それは、文章を論理的に組み立てられていなかったり、見せ方が悪かったりして、自分の考えを相手に正しく伝えられていないからかもしれません。

また、上司の立場の人にとっても、部下の作成するレポートを不満に思いながらも、何をどう指導すればよいのか見当もつなかい、ということがあるかもしれません。

これらは、社会人として必要な文書作成のスキルを理解していないことが原因です。

裏を返せば、文書作成スキルを身につければ、周囲の人より確実にステップアップできます

このブログでは、社会人の文書作成スキル向上に役立つノウハウを紹介していきます。