あなたが文書を作成するとき、すでに、読み手に伝えたい内容のイメージはあるはずです。
例えば、次期の販売計画について提案する文書を考えてみましょう。あなたには、提案したい計画がいくつかあります。しかし、文書の１行目から提案内容について書くべきでしょうか？
もちろん、それは良い方法ではありません。
良い文書には、その文書で伝えたい内容に関係なく、すべての文書に記載するべき形式的事項があります。
良い文書にするために記載するべき形式的事項
あなたが作成する文書が何であれ、次の事項を整理して記載することをおすすめします。
- 資料番号
- 作成者の氏名や連絡先
- 文書を作成した年月日
- 宛名、想定する文書の読み手、配布先
- 文書を使用した（使用する予定の）年月日、会議等の名称
- 文書のタイトル
- 文書を作成した直接の目的
- 既知の状況や経緯
- 目次（文書のページ数が多いとき）
- 別添資料の一覧（あれば）
- 事後的に更新した場合はその年月日、更新者やその連絡先、更新した内容（更新したとき）
- 終端記号「（終）」
- ページ番号
文書作例
悪い例は、１行目から文書の内容を記載しています。
読み手にとっては、事前情報が無く、この後の展開が予想できません。いつ、誰が書いたものなのか、何のために書いたものなのか、誰に問い合わせればよいのか、何もわかりません。これではあまりにも不親切です。
資料番号１
作成：企画課 鈴木(内線123)
〇年〇月〇日
配布先：
〇年〇月〇日開催 営業会議（文書を使用する予定の会議）
広報部 〇〇課
営業部 〇〇課
業務部 〇〇課
第〇号議案 次期のインターネット広告販売促進予算の拡充提案（タイトル）
前回の営業会議第△号議案において審議された次期販売計画のうち、継続検討となったインターネット広告に係る販売促進予算の拡充案について、関係部署の調整結果を踏まえて再提案するもの。（文書を作成した直接の目的）
目次
１．次期販売計画の見直し
２．次期販売計画達成に向けたインターネット広告活用の基本方針
３．広告予算の配賦案
４．具体的な出稿プラン
別添資料
１－１ 媒体別広告宣伝費の内訳の推移及び業界平均との比較
１－２ 第１次出稿プラン（案）
【１】 次期販売計画の見直し
次期販売計画を達成するためのインターネット広告予算案の見直しについて、関係部署間で協議した結果、 ・・・ （以下、文書の内容） ・・・
(終)
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良い例は、形式的事項が整理されています。
形式的事項を整理するメリット
形式的事項の記載は、読み手の理解を助けます。形式的事項を記載した文書の読み手は、内容に入る前に、その後の議論の展開を予想できます。なぜ、いま、この議論をする必要があるのかを理解できます。書き手が何を説明しようとしているのか、全体像をつかむことができます。その内容に疑義があれば、誰に確認すればよいのかを知ることができます。
また、書き手にとっても、誰に、何を、どのように伝えるべきか意識することは、良い文書を作成する上で大変重要です。
※※なお、それぞれの形式的事項の記載については、記事を改めて詳解します。
